Tietosuojaseloste

Autoliikenteen Työnantajaliitto ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1.Rekisterinpitäjä
Autoliikenteen Työnantajaliitto ry
Y-tunnus: 0201008-5
Osoite:
Nuijamiestentie 7
00400 Helsinki

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Autoliikenteen Työnantajaliitto ry / Jäsenrekisteri
Nuijamiestentie 7
00400 Helsinki
Puhelin: 09 4789 9480 (vaihde)
Faksi: 09 5883 995
riitta-liisa.kujala@alt.fi

 2. Rekisteröidyt

• Jäsenyritykset ja jäsenyritysten ilmoittamat yhteyshenkilöt

 3. Rekisterin pitämisen käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• Jäsenten rekisteröinti
• Jäsenyyden varmistaminen
• Työehtosopimusten yleissitovuustarkastelujen toteuttaminen
• Jatkokoulutuksen antaminen (kuorma- ja linja-auton kuljettajan ammattipätevyyskoulutus)
• Jatkokoulutukseen osallistuneen henkilön varmistaminen (kuorma- ja linja-auton kuljettajan ammattipätevyyskoulutus)
• Jäsenyyteen kuuluvien palvelujen hoitaminen
• Jäsenyyteen kuuluvien etujen tarjoaminen
• Sähköinen ja muu jäsenviestintä
• Työehtosopimusten postittaminen
• Jäsentapahtumien järjestäminen
• Yhdistyksen tarkoitusta ja toiminnan hoitamista edistävät kyselyt ja tutkimukset
• Analysointi ja tilastointi
• Jäsenpalvelun ja -toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
• Uutiskirjeen lukumäärien seuranta

Rekisterin pitämisen peruste:

• Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn jäsenyyssuhteen perusteella.
• Jäsenluettelon (jäsenrekisterin) pitäminen on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.
• Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (suostumus kerätty jäsenlomakkeella ja tapauskohtaisesti muulla tavoin kirjallisesti).
• Henkilötietoja käsitellään yleis- ja erityislainsäädännön perusteella (mm. laki kuorma- ja linja-auton kuljettajien ammattipätevyydestä 16.3.2007/273 mahdollisine lakiviittauksineen)
• Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän yhdistysrekisteriin merkittyjen sääntöjen perusteella.

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot               

Jäsenrekisteri sisältää sekä jäsenyritysten tietoja että jäsenyritysten yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Jäsenrekisteri on tarkoitettu yli 13-vuotiaille, joten rekisteri ei sisällä alle 13-vuotiaiden henkilötietoja.

Jäsenrekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

 Yrityksen tiedot:

• Nimi (virallinen nimi, aputoiminimet, vanhat nimet)
• Y-tunnus
• Perustamisvuosi
• Yritysmuoto
• Omistusmuoto
• Toimitusjohtajan nimi
• Toimipaikka/toimipaikat ja pääkonttori
• Päätoimiala
• Postitus- ja laskutusosoite
• Yrityksen ilmoittamat henkilöstö- ja palkkatiedot (vain numeraalinen)
• Kotisivun osoite (mikäli ilmoitettu)

Yhteyshenkilön tiedot:

• Etu- ja sukunimi
• Rooli yrityksessä
• Yrityksen toimipaikka
• Puhelinnumero (mikäli ilmoitettu)
• Sähköpostiosoite (mikäli ilmoitettu)

 Jäsensuhdetta koskevat tiedot:

• Liittymispäivämäärä ja jäsenmaksun alkupäivämäärä
• Jäsennumero
• Jäsenmaksua koskevat laskutus- ja maksutiedot
• Jäsenyyden päättyminen, jäsenyyden ja jäsenmaksun päättymispäivämäärä ja päättymiseen mahdollisesti liittyvät syyt
• Toimialan osasto
• Jäsenmaksun suuruus vuosittain
• Postitettavat työehtosopimukset ja niiden lukumäärät
• Liittymislomake

Jäsenrekisterin ulkopuolelle kerättävät ja tallennettavat tiedot

 Tapahtumien järjestämiseen liittyvät tiedot:

• Jäsentilaisuuksiin ja -tapahtumiin osallistuvien henkilöiden nimet, edustama jäsenyritys, yhteystiedot ja mahdolliset laskutustiedot.
• Allergiatiedot: Rekisteröity voi halutessaan ilmoittaa allergiatietoja, jotta tapahtumien tarjoilussa voidaan huomioida erityisruokavaliot.
• Kuorma- ja linja-autonkuljettajien ammattipätevyyttä koskevien jatkokoulutuspäivien osalta: koulutukseen osallistuvien/-osallistuneiden henkilöiden nimet, henkilötunnukset, rekisteröidylle annetun todistuksen skannattu tallenne ja rekisteröidyn allekirjoituksellaan vahvistama osallistujalista.

 Erimielisyysasioiden, viranomaisyhteydenottojen ja tuomioistuinasioiden hoitamiseen liittyvät tiedot:

• Jäsenyrityksen toimeksiannon perusteella käsitellään ja tallennetaan kaikki erimielisyysasioiden, viranomaisyhteydenottojen ja tuomioistuinasioiden hoitamiseen tarvittavat, rekisteröidyltä joko suoraan tai vastapuolelle asian hoitamiseksi annetun valtakirjan perusteella saadut tiedot.

 

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen:

Autoliikenteen Työnantajaliitto ry / Jäsenrekisteri
Nuijamiestentie 7
00400 Helsinki

Tai sähköisesti osoitteeseen:
riitta-liisa.kujala@alt.fi

Pyynnöt voidaan myös esittää henkilökohtaisesti osoitteessa Nuijamiestentie 7, 00400 Helsinki.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.  

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Tietoja ei poisteta siltä osin kuin ne ovat tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka ovat tarpeen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täyttämiseksi. Huomioitavaa lisäksi on, että tietyt rekisterinpitäjälle ilmoitetut tiedot ovat välttämättömiä rekisterinpitäjän toimintaa silmälläpitäen ja niiden poistaminen voi samalla tarkoittaa jäsenyyden mahdollista päättämistä/lakkaamista. 

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä henkilötietoja käsitellessämme.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsentä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään tai sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa jäsenrekisterin tietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• Työehtosopimuslain 2 §:n nojalla luovutamme liiton jäseniä sekä jäsenten palveluksessa olevia työntekijöiden lukumääriä koskevia tietoja työehtosopimuksen yleissitovuuden vahvistamislautakunnalle työehtosopimusten yleissitovuuden määrittämiseksi.
• Luovutamme pyynnöstä tietoja yksittäisen jäsenyrityksen jäsenyydestä tai ei-jäsenyydestä työsuojeluviranomaisille sen selvittämiseksi, sisällyttääkö työsuojeluviranomainen tarkastukseensa niin sanotun työehtosopimuksen yleissitovuustarkastuksen (ei-jäsen) vai ei (jäsen).
• Luovutamme pyynnöstä tietoja yksittäisen jäsenyrityksen jäsenyydestä Auto- ja Kuljetusalan Työntekijäliitto AKT ry:lle ja Toimihenkilöliitto ERTO ry:lle erimielisyysasian selvittelyä ja hoitamista varten.
• Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde (rekisteröity) ei enää ole niistä tunnistettavissa.
• Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.
• Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja viranomaisille, jos jokin voimassa oleva ja soveltuva laki sitä vaatii ja/tai edellyttää.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

• Verkkovaraani Oy
• HCI Productions Oy

8. Tietojen säilytysaika

• Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa. Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi vähintään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, minkä jälkeen henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja säilytysaika tarvittaessa arvioidaan uudestaan.
• Henkilötietoja, jotka on kerätty kuorma- ja linja-autonkuljettajien ammattipätevyyttä koskevien jatkokoulutuspäivien osalta ja takia, säilytetään niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi vähintään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, minkä jälkeen henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja säilytysaika arvioidaan tarvittaessa uudestaan.
• Jäsenyyden päättymisen jälkeen yritykseen liittyvien yksittäisten henkilöiden tietoja käsitellään ja/tai säilytetään vähintään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön, viranomaisohjeiden tai muiden velvoittavien ohjeiden mukaisesti, minkä jälkeen henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja säilytysaika tarvittaessa arvioidaan uudestaan.
• Mahdolliset ilmoitetut allergiatiedot poistetaan välittömästi sen tapahtuman järjestämisen jälkeen, jota varten tiedot on kerätty.
• Kirjanpitolain noudattamiseksi tositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa säilytetään kymmenen vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.
• Muuten tietoja säilytetään niin kauan kuin niiden säilyttämisen on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Rekisteröity voi lisäksi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan kohdassa 5 kuvattujen oikeuksien mukaisesti tietosuojalainsäädännön ja rekisterinpitäjän yhdistysrekisteriin merkittyjen sääntöjen sallimissa rajoissa.

9. Henkilötietojen käsittelijät

• Jäsenrekisterin tietoja käsittelevät Autoliikenteen Työnantajaliitto ry:n työntekijät voimassa olevien henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevien lakien mukaisesti.
• Autoliikenteen Työnantajaliitto ry:n hallituksen jäsenet käsittelevät liiton yhdistysrekisteriin merkittyjen sääntöjen mukaisesti seuraavia tietoja: jäseneksi liittymistä ja jäsenyyden päättymistä koskevaa päätöksentekoa varten yrityksen perustiedot, toimintahäiriörahastosta myönnettävää maksua koskevaa päätöksentekoa varten jäsenyrityksen itse toimittavat tiedot, työtaisteluita koskevat tiedot sekä muut sääntöjen mukaiseen toimintaan liittyvät tiedot.
• Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja -asetuksen mukaisesti sekä muutoinkin asianmukaisesti.

 Jäsenyritykseen ja tähän liittyvien henkilöiden tiedot on osittain ulkoistettu HCI Productions Oy:lle, joka toimii edellä mainittujen henkilötietojen käsittelijänä.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11.Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjällä on henkilötietojen käsittelyyn liittyvä tietoturvapolitiikka, jolla on varmistettu tarvittavat organisatoriset toimet (mm. kulunvalvonta, tietojen säilyttäminen ja niiden poistaminen, salasanojen säilytys yms.)

Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi. Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina ja fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Autoliikenteen Työnantajaliitto ry:n jäsenrekisteri sijaitsee HCI Productions Oy:n (henkilötietojen käsittelijä) ylläpitämällä palvelimella. Jäsenrekisteri on henkilötietojen käsittelijän toimesta suojattu yleisten käytäntöjen mukaisesti (mm. palomuurit, salasanojen ja tietojen turvaaminen yms.). Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

Jäsenrekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Tietoja voivat muokata ainoastaan rekisterin käyttöoikeuden saaneet henkilöt. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään ja selaamaan vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät sekä rekisteröidyt oman yrityksensä tietojen osalta.

Rekisterin toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan siitä, että syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille. Rekisteröidyt eivät pääse selaamaan muita tietoja, kuin mitä ovat itse rekisterinpitäjälle omasta yrityksestään toimittaneet.

Manuaaliset tiedot

Rekisterin sisältämät mahdolliset tulostetut ja muulla tavalla tuotetut manuaaliset tiedot säilytetään rekisterinpitäjän hallinnoimissa lukituissa tiloissa.

Seloste päivitetty 20.10.2021